People Collection обеспечила Спартакиаду «Моспром» профессиональными промоутерами и хелперами, которые создали динамичную атмосферу и обеспечили smooth проведение мероприятия. Наши промоутеры вовлекали зрителей в активностей, а хелперы оперативно решали организационные вопросы и помогали гостям.
О проекте
Спартакиада «Моспром» — спортивное мероприятие с активной программой, большим количеством участников и насыщенной логистикой внутри площадки. В таких проектах важно не только провести соревнования по регламенту, но и обеспечить понятную организацию вокруг них: встречу участников, навигацию между зонами, сопровождение гостей, оперативную помощь и поддержку коммуникации между организаторами и аудиторией.
Формат спартакиады предполагает высокий темп работы. Участники перемещаются между точками регистрации, зонами старта, местами проведения активностей, зонами отдыха и сервисными участками. Зрители и гости также нуждаются в подсказках, маршрутах и понятных ответах на организационные вопросы. Поэтому временный персонал должен был быстро ориентироваться на площадке, выдерживать плотный поток людей и работать в едином стандарте.
Для проекта были задействованы два направления персонала: промоутеры и хелперы. Промоутеры помогали поддерживать коммуникацию с гостями, вовлекать аудиторию и представлять активности, а хелперы закрывали прикладные организационные задачи: направляли участников, помогали распределять потоки, передавали информацию координаторам и поддерживали порядок в рабочих зонах. Такое разделение функций позволило сделать работу команды более точной и управляемой.
Задача
Перед People Collection стояла задача подобрать и подготовить персонал для работы на спартакиаде «Моспром» по направлениям «промоутеры» и «хелперы». Необходимо было сформировать команду, которая сможет работать в динамичной спортивной среде, быстро включаться в процессы площадки и не создавать дополнительной нагрузки для организаторов.
Промоутеры должны были работать с гостями и входящим потоком: приветствовать посетителей, рассказывать об активностях, помогать ориентироваться в программе, поддерживать интерес к отдельным зонам и корректно отвечать на базовые вопросы. Для спортивного мероприятия важно, чтобы коммуникация была энергичной, но не навязчивой: человек должен быстро получить нужную информацию и продолжить движение по площадке.
Хелперы отвечали за операционную поддержку. Их задачи были связаны с навигацией, сопровождением участников, распределением потоков, поддержкой отдельных зон и передачей рабочих вопросов координаторам. На спартакиаде это особенно важно: если участник не понимает, куда идти, где находится нужная зона или к кому обратиться, это может повлиять на тайминг и общую организацию мероприятия.
Отдельное внимание требовалось уделить управляемости команды. На спортивных событиях много процессов идет параллельно, поэтому каждый сотрудник должен был понимать свою точку работы, границы ответственности, порядок коммуникации с организаторами и алгоритм действий при изменении ситуации на площадке.
Решение
People Collection сформировала команду с учетом специфики спортивного мероприятия. При подборе промоутеров оценивались коммуникабельность, презентабельный внешний вид, умение быстро объяснять информацию и поддерживать доброжелательный контакт с аудиторией. Для хелперов были важны исполнительность, внимательность, стрессоустойчивость, готовность работать в активном темпе и способность четко следовать инструкциям.
Перед началом смены персонал получил вводные по структуре площадки, графику мероприятия, зонам ответственности, правилам взаимодействия с участниками и порядку передачи вопросов координаторам. Это позволило сотрудникам быстрее включиться в работу и действовать не разрозненно, а в рамках общего сценария спартакиады.
На площадке промоутеры встречали гостей, презентовали активности, отвечали на организационные вопросы, помогали участникам и зрителям понять, где проходят нужные этапы программы. Они поддерживали открытый и позитивный тон коммуникации, что особенно важно для спортивных событий, где атмосфера энергии и участия влияет на общее впечатление от мероприятия.
Хелперы обеспечивали практическую поддержку: направляли участников к нужным зонам, помогали распределять потоки, сопровождали гостей при необходимости, уточняли информацию у координаторов и передавали текущие вопросы ответственным лицам. В периоды повышенной активности сотрудники могли оперативно усиливать нужные участки, помогать разгружать проходы и поддерживать понятность маршрутов.
Такое разделение ролей помогло встроить временный персонал в операционную систему мероприятия. Промоутеры усиливали коммуникационную часть, хелперы обеспечивали организационную устойчивость площадки, а организаторы получали команду, которая закрывает текущие задачи без постоянного ручного контроля.
Результат
В результате спартакиада «Моспром» получила подготовленную команду временного персонала, которая помогла поддержать порядок, навигацию и коммуникацию на площадке. Промоутеры работали с гостями и участниками, помогали ориентироваться в программе, рассказывали об активностях и поддерживали вовлеченность аудитории. Хелперы закрывали операционные задачи, связанные с перемещением людей, сопровождением, передачей информации и поддержкой рабочих зон.
Персонал соблюдал регламент, требования к внешнему виду и единый стиль коммуникации. Благодаря этому участники быстрее находили нужные зоны, гости получали понятные ответы, а организаторы могли сосредоточиться на спортивной программе и ключевых процессах мероприятия. Внешняя команда сняла часть нагрузки с внутренних служб и помогла сделать работу площадки более устойчивой.
Кейс показал, что для спортивных мероприятий особенно важен не просто подбор людей на смены, а грамотное распределение функций. Когда промоутеры и хелперы понимают свои роли, работают по единому сценарию и быстро реагируют на изменения, мероприятие проходит организованнее, а гости получают более комфортный опыт.
People Collection подбирает промоутеров, хелперов и другой временный персонал для спортивных мероприятий, спартакиад, фестивалей, выставок, форумов, корпоративных событий, презентаций и бренд-активаций. Команда может закрыть отдельное направление или сформировать персонал сразу для нескольких зон: встречи гостей, навигации, регистрации, промо, сопровождения активностей, клининга, гардероба, парковки и сервисной поддержки.
Для каждого проекта персонал подбирается с учетом формата события, аудитории, интенсивности потока, задач организатора и требований к внешнему виду. Такой подход помогает сохранить управляемость площадки, снизить нагрузку на внутреннюю команду и поддержать профессиональный уровень сервиса на мероприятии.