People Collection обеспечила фестиваль «Sport and Art» 2022 профессиональными промоутерами, которые создали динамичную атмосферу и эффективно взаимодействовали с гостями. Наши сотрудники информировали участников о программе, вовлекали в активностей и поддерживали имидж бренда.
О проекте
Фестиваль «Sport and Art» 2022 — спортивно-культурное мероприятие, в котором объединились активный городской формат, творческая программа и коммуникация с широкой аудиторией. Такие проекты требуют особого подхода к организации площадки: гости приходят не только посмотреть программу, но и поучаствовать в активностях, перемещаться между зонами, задавать вопросы, взаимодействовать с брендами и получать понятный сервис на каждом этапе.
Особенность фестиваля заключалась в сочетании разных сценариев внутри одного пространства. Спортивные активности создавали высокий темп и постоянное движение участников, а культурная часть требовала более мягкой, внимательной и вовлекающей коммуникации. Поэтому промоутеры должны были быстро адаптироваться к разным ситуациям: где-то направить гостя, где-то объяснить механику участия, где-то поддержать интерес к зоне или помочь организаторам с текущими вопросами.
Для People Collection было важно подобрать персонал, который сможет работать не формально, а по-настоящему включенно. На фестивалях промоутер часто становится связующим звеном между гостем и программой мероприятия: помогает человеку понять, куда идти, что происходит на площадке, как принять участие в активности и к кому обратиться в нестандартной ситуации. От качества этой коммуникации зависит не только удобство гостей, но и общее впечатление от события.
Задача
Перед People Collection стояла задача сформировать команду промоутеров для работы на фестивале «Sport and Art» 2022. Необходимо было подготовить сотрудников, которые смогут выдерживать динамику спортивно-культурного события, сохранять доброжелательную коммуникацию и помогать организаторам поддерживать управляемость площадки.
Промоутеры должны были работать с входящим потоком гостей, привлекать внимание к активностям, объяснять механику участия, помогать с навигацией и отвечать на базовые организационные вопросы. При этом важно было не перегружать посетителей лишней информацией: коммуникация должна была быть легкой, понятной и соответствующей атмосфере фестиваля.
Отдельная задача заключалась в координации действий команды. На подобных мероприятиях одновременно работают разные зоны: спортивные площадки, арт-пространства, промо-активности, зоны ожидания, сервисные точки и маршруты движения гостей. Поэтому каждый промоутер должен был понимать, где находится его участок, какие задачи он закрывает самостоятельно, какие вопросы передает координатору и как действовать при увеличении потока.
Также требовалось выдержать внешний стандарт и общий стиль поведения. Для фестиваля, где важны настроение, визуальная среда и контакт с аудиторией, персонал должен быть презентабельным, энергичным, внимательным и корректным в общении с разными категориями гостей.
Решение
People Collection подобрала промоутеров с учетом специфики спортивно-культурного формата. При отборе учитывались коммуникабельность, опыт работы на массовых мероприятиях, аккуратный внешний вид, способность быстро ориентироваться на площадке и готовность работать в активном темпе. Для фестиваля были важны сотрудники, которые умеют не только передавать информацию, но и поддерживать живое взаимодействие с аудиторией.
Перед началом работы команда получила вводные по структуре площадки, графику, зонам ответственности, правилам коммуникации и порядку передачи вопросов организаторам. Промоутеры понимали, как направлять гостей, как рассказывать об активностях, как поддерживать поток без давления и как сохранять спокойную коммуникацию в моменты высокой нагрузки.
На площадке сотрудники встречали гостей, помогали им ориентироваться между зонами, объясняли программу и механики участия, поддерживали интерес к активностям и своевременно передавали рабочие вопросы координаторам. В периоды плотного потока промоутеры помогали распределять движение посетителей, снижать нагрузку на отдельные участки и сохранять понятность маршрутов внутри фестивального пространства.
Важной частью работы была гибкость. Фестиваль — это живой формат, где ситуация на площадке может меняться в течение дня: меняется поток гостей, активизируются отдельные зоны, появляются новые вопросы, часть аудитории перемещается к программе или зонам отдыха. Промоутеры People Collection были готовы быстро перестраиваться, усиливать нужные точки и поддерживать общий ритм мероприятия без лишней нагрузки на организаторов.
Результат
В результате фестиваль «Sport and Art» 2022 получил подготовленную команду промоутеров, которая помогла обеспечить понятную коммуникацию с гостями и поддержать стабильную работу площадки. Персонал работал в рамках регламента, помогал посетителям ориентироваться, объяснял активности, направлял потоки и сохранял доброжелательный тон общения на протяжении смены.
Промоутеры сняли с организаторов часть операционной нагрузки. Вместо того чтобы постоянно отвлекаться на навигационные и информационные вопросы, команда проекта могла сосредоточиться на программе фестиваля, взаимодействии с партнерами и контроле ключевых процессов. Внешний персонал взял на себя повседневные задачи, которые напрямую влияют на комфорт гостей и восприятие мероприятия.
Кейс показал, что промоутеры для фестиваля — это не просто сотрудники для привлечения внимания. В спортивно-культурном формате они помогают соединить разные части события в понятный маршрут для гостя: направляют, объясняют, вовлекают, поддерживают атмосферу и делают площадку более управляемой при высокой плотности активностей.
People Collection подбирает промоутеров и другой временный персонал для фестивалей, спортивных мероприятий, выставок, форумов, презентаций, бренд-активаций, корпоративных и городских событий. Команда может закрыть отдельное направление или сформировать персонал для нескольких зон: встречи гостей, навигации, промо, регистрации, сервисного сопровождения, клининга, гардероба, парковки и поддержки активностей.
Для каждого проекта персонал подбирается с учетом формата мероприятия, задач организатора, аудитории, интенсивности потока и требований к внешнему виду. Такой подход помогает сохранить порядок на площадке, усилить коммуникацию с гостями и поддержать профессиональный образ события.